Ochrona danych osobowych

Udostępnij:

Ochrona danych osobowych

Klauzula informacyjna

Działając na podstawie art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, tzw. RODO, ZARMEN sp. z o.o. informuje, że:

Administrator danych:

Administratorem danych osobowych jest ZARMEN sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-867) przy ul. Chłodnej 51.

Kategorie przetwarzanych danych osobowych:

KANDYDACI DO PRACY:
Dane osobowe są przetwarzane:

w celu zawarcia umowy o pracę lub na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy o pracę na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
na podstawie zgody kandydata do pracy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO, która może obejmować także przetwarzanie danych osobowych na potrzeby następnych procesów rekrutacyjnych.

Zakres przetwarzanych danych ogranicza się do informacji, których obowiązek podania wynika z przepisów prawa pracy, niezbędnych do zawarcia umowy: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, a także podanych dobrowolnie przez kandydata do pracy (np. wizerunek - zdjęcie), inne dane kontaktowe.

W przypadku prowadzenia rozmowy rekrutacyjnej on-line dane osobowe w zakresie imienia, nazwiska, nazwy użytkownika, danych podanych w trakcie rozmowy rekrutacyjnej oraz wizerunku w przypadku jego wyświetlenia podczas rozmowy rekrutacyjnej są wykorzystywane wyłącznie w celu przeprowadzenia rekrutacji on-line, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji do pracy u Administratora.

W zakresie, w którym podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda, podanie danych osobowych jest całkowicie dobrowolne.

Dane osobowe są przetwarzane w trakcie procesu rekrutacyjnego, a po jego zakończeniu tak długo jak nie zostanie cofnięta zgoda na przetwarzanie danych osobowych, nie dłużej jednak niż przez okres jednego roku.

Każdemu kandydatowi do pracy przysługuje:

na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych,
na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych,
na podstawie art. 17 RODO prawo do żądania usunięcia danych osobowych,
na podstawie art. 18 RODO prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
na podstawie art. 20 RODO prawo do przenoszenia danych osobowych wyłącznie w zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w sposób zautomatyzowany,
prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, kandydatowi do pracy przysługuje prawo do jej cofnięcia, co jednak nie wpływa na ważność czynności dokonanych na podstawie zgody w okresie między jej udzieleniem a cofnięciem.

Z uwagi na charakter przetwarzania danych osobowych podczas rozmowy rekrutacyjnej on-line nie przysługuje prawo dostępu do danych, prawo do otrzymania kopii danych, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

Kandydatowi do pracy nie przysługuje prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 21 RODO, gdyż podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych nie stanowi art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO.

PRACOWNICY:
Zakres przetwarzanych danych osobowych obejmuje dane, których obowiązek podania wynika z przepisów prawa pracy a także dane osobowe podane dobrowolnie przez pracownika.

Dane osobowe są przetwarzane:

na podstawie dobrowolnej zgody na przetwarzanie danych osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO,
w celu zawarcia umowy o pracę na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze na podstawie art. 6 ust. 1 li. c RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO, w szczególności w zakresie obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy, podatkowego oraz ubezpieczeń społecznych,
w zakresie danych przetwarzanych w celu udzielania świadczeń socjalnych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO,
w zakresie monitoringu wizyjnego w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób, ochrony mienia, kontroli produkcji oraz zapewnienia poufności informacji, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz art. 22 (2) § 1 k.p.,
w zakresie innych stosowanych przez Administratora form monitoringu w celu zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz art. 22 (3) k.p.,
w zakresie danych przetwarzanych podczas odbywania spotkań podczas pracy zdalnej, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do zawarcia i realizacji stosunku pracy z Administratorem.

W zakresie, w którym podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda, podanie danych osobowych jest dobrowolne.

Dane osobowe są przetwarzane w trakcie zatrudnienia i po nim tak długo jak wymagają tego odpowiednie przepisy prawa lub tak długo jak nie zostanie cofnięta zgoda na przetwarzanie danych osobowych, gdy stanowi ona podstawę prawna przetwarzania danych osobowych.

Dane osobowe pochodzące z monitoringu wizyjnego są przechowywane nie dłużej niż przez okres 30 dni, a dane pochodzące z innych form monitoringu są przechowywane przez okres wskazany w procedurach informatycznych.

Każdemu pracownikowi przysługuje:

na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych,
na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych,
na podstawie art. 17 RODO prawo do żądania usunięcia danych osobowych,
na podstawie art. 18 RODO prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
na podstawie art. 20 RODO prawo do przenoszenia danych osobowych wyłącznie w zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w sposób zautomatyzowany,
prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, pracownikowi przysługuje prawo do jej cofnięcia, co jednak nie wpływa na ważność czynności dokonanych na podstawie zgody w okresie między jej udzieleniem a cofnięciem.

Z uwagi na charakter przetwarzania danych osobowych podczas rozmów on-line nie przysługuje prawo dostępu do danych, prawo do otrzymania kopii danych, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

W przypadku przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów pracownikowi przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

GOŚCIE:
Zakres danych osobowych obejmuje dane niezbędne do identyfikacji, dane zarejestrowane przez monitoring oraz dane pojazdu (dane opcjonalne).

Dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 litera f RODO wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i ochrony mienia, kontroli produkcji oraz zapewnienia poufności informacji, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora.

Podanie danych jest niezbędne - ich niepodanie będzie skutkowało brakiem możliwości identyfikacji, co za tym idzie wstępu na teren Spółki.

W związku z tym, konieczne jest okazanie dowodu osobistego w celu wystawienia przepustki – dowód osobisty nie będzie jednak kserowany, skanowany ani fotografowany.

Dane osobowe przetwarzane są tak długo jak wymagają tego przepisy prawa dotyczące zapewniania bezpieczeństwa osób i ochrony mienia w zakresie ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Dane zarejestrowane przez monitoring wizyjny są przechowywane przez okres nieprzekraczający 30 dni.

Każdej osobie przysługuje:

na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych,
na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania,
na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

W przypadku, gdy podstawę prawną przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. f RODO, na podstawie art. 21 RODO przysługuje prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

Nie przysługuje Pani/Panu:

prawo do żądania usunięcia danych osobowych w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO,
prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO.

Nagrań z monitoringu wizyjnego nie można poprawiać ze względów technicznych oraz nie podlegają prawu do uzyskania kopii, gdy mogłoby to naruszać prawa i wolności innych osób, które mogą znaleźć się na nagraniu.

KLIENCI i KONTRAHENCI:
Zakres danych osobowych obejmuje dane identyfikacyjne, dane kontaktowe oraz dane zawarte w publicznie dostępnych rejestrach i źródłach lub podane przez Klienta/Kontrahenta, w tym dane osób uprawnionych do reprezentacji oraz dane pełnomocników oraz dane osób wskazanych do kontaktu.

Dane osobowe są przetwarzane, w zależności od podstawy prawnej łączącej Strony w celu:

zawarcia umowy bądź wykonania jej zapisów na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
podjęcia działań przed zawarciem umowy, na żądanie osoby, której dane dotyczą, w szczególności przygotowania oferty na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
realizacji obowiązku prawnego w zakresie obowiązków podatkowych, rachunkowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na marketingu własnych towarów, prowadzeniu korespondencji lub udzielaniu odpowiedzi na zapytania zadane przy użyciu danych kontaktowych Administratora oraz na prowadzeniu działań windykacyjnych i rozpatrywania reklamacji w razie takiej konieczności na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
w zakresie danych przetwarzanych w celu odbywania spotkań zdalnych, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

W przypadku zawarcia umowy ze spółką prawa handlowego lub instytucją, Administrator będzie przetwarzał dane osobowe osób uprawnionych do ich reprezentacji oraz osób wskazanych do kontaktu wyłączenie w celach związanych z zawarciem i wykonaniem umów oraz prowadzeniem ewentualnych działań reklamacyjnych i windykacyjnych, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W takim przypadku dane osobowe obejmują dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, zajmowane stanowisko oraz inne dane dostępne w ogólnodostępnych rejestrach (np. KRS, CEIDG) lub podane przez spółkę lub instytucję w celu zawarcia i wykonania umowy.

Podanie danych osobowych jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy.

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do wykonania umowy lub przedawnienia roszczeń, a także realizacji obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w szczególności w zakresie obowiązków podatkowych i rachunkowych.

Każdej osobie przysługuje:

na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych,
na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych,
na podstawie art. 17 RODO prawo do żądania usunięcia danych osobowych,
na podstawie art. 18 RODO prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
na podstawie art. 20 RODO prawo do przenoszenia danych osobowych wyłącznie w zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w sposób zautomatyzowany oraz na podstawie umowy,
prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

W przypadku przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów klientowi/kontrahentowi przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

KONTAKT / KORESPONDENCJA
Dane osobowe są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na pytanie zadane przy użyciu formularza kontaktowego lub poczty, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Podanie danych jest niezbędne do udzielenia odpowiedzi na pytanie zadane przy użyciu formularza kontaktowego lub poczty.

Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane przez czas niezbędny do przedawnienia roszczeń.

Każdej osobie przysługuje:

na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych,
na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych,
na podstawie art. 17 RODO prawo do żądania usunięcia danych osobowych,
na podstawie art. 18 RODO prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
na podstawie art. 20 RODO prawo do przenoszenia danych osobowych wyłącznie w zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w sposób zautomatyzowany oraz na podstawie umowy,
prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

W przypadku przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów nadawcy lub adresatowi korespondencji przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

Przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy:

Dane osobowe pracownika mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy wyłącznie w przypadku wyjazdów służbowych. W takim przypadku Administrator zapewni należyte zabezpieczenie danych osobowych, w szczególności poprzez podpisanie stosowanych umów, a także zapewni możliwości realizacji prawa do uzyskania kopii danych lub informację o miejscu udostępnienia danych.

W przypadkach nie wymienionych powyżej dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy ani do organizacji międzynarodowych.

Profilowanie:

Dane osobowe nie są wykorzystywane w procesach zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w szczególności profilowania.

Odbiorcy danych osobowych:

Dane osobowe mogą być udostępniane organom państwowym w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem w ramach obowiązującego prawa.

W pozostałym zakresie dostęp do danych osobowych mają także przeszkoleni i upoważnieni pracownicy lub współpracownicy Administratora, w tym także podmioty świadczące usługi z zakresu ochrony osób i mienia, prawne, doradcze, informatyczne, kurierskie lub pocztowe, audytorskie, programistyczne, ubezpieczeniowe.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych:

W razie pytań lub uwag w zakresie przetwarzania danych osobowych, w szczególności w celu skorzystania z przysługujących praw, prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Panem Tomaszem Cyganem, e-mail: iod@zarmen.pl, tel. +48 694 429 337 lub listownie na adres Administratora z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.

Informacja o procedurze zgłoszeń wewnętrznych.

1 .Zarmen sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-867), ul. Chłodna 51, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000160402, NIP: 7542739320, REGON 532383555, BDO: 000057633, kapitał zakładowy 561.000,00 PLN wpłacony w całości, wdrożył procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Jej tekst jest dostępny w Dziale Kadr Zarmen sp. z o.o.

2. Procedura zgłaszania naruszeń oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń ma na celu umożliwienie dokonywanie zgłoszeń naruszeń prawa w kontekście związanym z pracą oraz zapewnienie sygnalistom właściwej i skutecznej ochrony przeciw działaniom odwetowym jakie mogłyby zostać podjęte w związku z dokonanym zgłoszeniem.

3. Przedmiotem zgłoszenia mogą być naruszenia prawa dotyczące w szczególności:

korupcji
zamówień publicznych
bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami
bezpieczeństwa transportu
ochrony środowiska
ochrony prywatności i danych osobowych
bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych
interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej
rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

4. Zgłoszenia wewnętrzne mogą być dokonywane poprzez poufne kanały zgłoszeń, w szczególności:

korespondencyjnie na adres Pracodawcy z dopiskiem „Zgłoszenie naruszenia”, „Sygnalista” lub innym równoważnym, bez podawania danych nadawcy na kopercie;
osobiście do osoby wyznaczonej przez Pracodawcę – Rzecznika ds. Etyki, który dokumentuje zgłoszenie w formie karty zgłoszenia stanowiącej załącznik nr 3 do Procedury,
za pomocą poczty elektronicznej na adres: zgłoszenie@zarmen.pl.

5. Zgłoszenie naruszenia prawa powinno zawierać w szczególności:

wskazanie danych osobowych sygnalisty, w szczególności adresu do kontaktu;
podanie okoliczności naruszenia, w szczególności daty, miejsca, osób biorących udział lub mogących posiadać informacje na temat naruszenia,
w miarę możliwości wskazanie dowodów.
Wzór zgłoszenia naruszenia prawa stanowi Załącznik nr 3 do Procedury.
Zgłoszenia są rejestrowane przez Rzecznika ds. Etyki, który w terminie 7 dni wysyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
Rzecznik ds. Etyki dokonuje weryfikacji zgłoszenia, a następnie przekazuje je do Zakładowej Komisji Etycznej, która decyduje o działaniach następczych.
Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa jest Zarmen sp. z o. o. . Szczegółowa informacja na temat przetwarzania danych osobowych stanowi Załącznik nr 5 do Procedury.

6. Wzór zgłoszenia naruszenia prawa stanowi Załącznik nr 3 do Procedury.

7. Zgłoszenia są rejestrowane przez Rzecznika ds. Etyki, który w terminie 7 dni wysyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.

8. Rzecznik ds. Etyki dokonuje weryfikacji zgłoszenia, a następnie przekazuje je do Zakładowej Komisji Etycznej, która decyduje o działaniach następczych.

9. Wzór zgłoszenia naruszenia prawa stanowi Załącznik nr 3 do Procedury.

10. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.

11. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa jest Zarmen sp. z o. o. . Szczegółowa informacja na temat przetwarzania danych osobowych stanowi Załącznik nr 5 do Procedury.

UWAGA:

1. Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat

2. Sygnalista korzysta z ochrony wyłącznie w związku z dokonanym zgłoszeniem naruszenia prawa.

.pdf Klauzula informacyjna ZARMEN Zobacz Pobierz